Krajowy System e-Faktur już obowiązuje i dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Firma InsERT, która jest partnerem rozwiązań Mozart Produkcja, w pełni dostosowała systemy ERP pod rozporządzenia KSeF.
System Subiekt GT pozwala w prosty sposób prowadzić samodzielną księgowość z ustosunkowaniem się do wytycznych KSeF.
Certyfikaty i parametry KSeF
Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie wygenerowali certyfikatów z aplikacji Podatknik 2.0 koniecznie muszą to zrobić by móc rozpocząć pracę z fakturami KSeF.
Pierwszy certyfikat to certyfikat uwierzytelniający. Ten dokument będzie przechowywany w chmurze. Dodatkowo musimy dodać także nasz klucz prywatny oraz wpisać hasło takie jakie zostało nadane na stronie ministerialnej.
Po załadowaniu wszystkich danych, system zakończy rejestrację certyfikatu.
Przed dodaniem drugiego certyfikatu powinniśmy najpierw skonfigurować parametry wysyłki i odbioru e-faktur.
Wybieramy rekomendowane parametry lub pozostałe, które odpowiadają potrzebom użytkownika.
W przypadku parametrów wysyłki e-faktur, użytkownicy mają kilka opcji do wyboru. Rekomendowane szczególnie na początku obsługi KSeF jest wybranie opcji ‘ Ręcznie w dowolnym momencie”. Wówczas po wystawieniu faktury samodzielnie będziemy wysłać faktury KSeF, dzięki temu unikniemy sytuacji w której faktura zawierające błędy zostanie wysłana do KSeF. Bowiem poprawić dokument możemy jedynie ten, który nie został jeszcze wysłany. Jeżeli zdecydujemy się na Automatyczną wysyłkę, będziemy mogli wskazać określone momenty, miesiąca, tygodnia, dnia czy godziny w których Subiekt wyślę faktury.
Poza wysyłaniem faktur do KSeF mamy również możliwość pobierania faktur zakupowych. Ten parametr również wskazujemy w podstawowej konfiguracji.
Drugi certyfikat, jest niezbędny do wyświetlania faktur w trybie offline oraz do podpisywania wydruków.
Po ustawieniu wszystkich parametrów przechodzimy do sekcji dodawania certyfikatu. Analogicznie jak w przypadku pierwszego dokumentu, ten również pobieramy ze stron ministerialnych. Natomiast ten certyfikat jest przechowywany lokalnie.
KSeF powoduje zmiany w wizualizacji dokumentów.
Dokument, który nie został jeszcze wysłany, a my nie mamy wystawionej jeszcze e-faktury, nie ma tym samym linku, który przekierowuje użytkownika do tego, żeby mógł podejrzeć fakturę. W takim przypadku możemy wydrukować dla naszych odbiorców potwierdzenie sprzedaży.
W sytuacji, gdy mamy już wygenerowaną e-fakturę, mamy możliwość wygenerowania linku, pod którym w przyszłości ten dokument się znajdzie. Faktura dla osób fizycznych, która nie ma jeszcze nadanego KSeF ID jest traktowana jako dokument offline. Dlatego w takim przypadku drukujemy fakturę z dwoma kodami QR. Pierwszy zawiera link, który przekieruje nas w przyszłości do dokumentu, a drugi by zweryfikować certyfikat sprzedawcy.
Praca z KSeF w Subiekcie GT
Aby móc swobodnie korzystać ze wszystkich udogodnień przy pracy z fakturami i KSeF należy zaktualizować Subiekta do najwyższej wersji ( aktualnie Subiekt GT 1.87 SP3 HF1).
Jeżeli po wgraniu certyfikatów i ustawieniu podstawowych parametrów symbol KSeF podświetla się na czerwono oznacza to, że system nie został odpowiednio skonfigurowany.
Wówczas Subiekt da nam informację, że wymaga od użytkownika dodatkowej akcji.
Wystawianie faktur KSeF
Wystawianie faktur wygląda analogicznie jak dotychczas. Wskazujemy nabywcę, towar, formę płatności i datę.
Po zapisaniu Subiekt wygeneruje potwierdzenie sprzedaży. Nie jest to jeszcze faktura, nie ma zatem nadanego numeru KSeF.
Aby wysłać e-fakturę do KSeF należy zaznaczyć wybraną pozycję, następnie nacisnąć polecenie “Wyślij e-fakturę do KSeF”.
W tym momencie faktura została poprawnie wysłana do KSeF i nie wymaga już żadnej interakcji. Jeżeli w parametrach wskazaliśmy, że wysyłki e-faktur odbywają się automatycznie, wspomniane zaznaczenie opcji “Wyślij e-fakturę do KSeF” jest pomijane.
Dodając nową fakturę warto zwrócić uwagę na typ faktury, który znajduje się u góry ekranu. W najnowszych wersjach Subiekta GT, domyślnie ustawia się typ” Faktura do KSeF”. Jeżeli typ faktury jest oznaczony jako “Tradycyjna” nie zostanie ona wysłana do KSeF. Gdy mamy problem z komunikacją, lub chcemy z jakiegoś powodu wysłać fakturę do KSeF później należy wskazać typ” Faktura do KSeF offline24“.
Dokumenty, które zostały wystawione, ale jeszcze nie wysłane do KSeF mają swoją adnotację w kolumnie SK i widnieją jako “niewysłane”.
Pobieranie e-faktur zakupowych
W Subiekcie GT możemy nie tylko wysyłać faktury do KSeF, ale również odbierać faktury zakupowe.
By pobrać e-faktury należy z zakładki Widok wybrać opcję zakup-e-faktury z KSeF.
Wówczas otworzy się okno z dotychczas zebranymi e-fakturami. Jeżeli chcemy upewnić się, że są to wszystkie faktury zakupowe wybieramy opcję pobierz e-faktury z KSeF.
Klikając w wybraną pozycję okno widoku zostanie podzielone na dwie części by w wygodny sposób móc podejrzeć e-fakturę oraz pozostałe pozycji.
Jeżeli chcemy przekształcić e-fakturę w dokument Subiekta wystarczy wybrać opcję Wystaw dokument Subiekta. Wówczas otworzy się drugie okno z informacjami o fakturze zakupowej przetwarzanej z e-faktury.
Algorytmy Subiekta GT pracujące w tle przenoszą wszystkie informacje 1:1 z e-faktury do faktury zakupowej. Jednak warto zawsze upewnić się, że wszystkie dane się zgadzają.
Wszystkie funkcje w Subiekcie GT zostały dostosowane tak, aby ułatwić użytkownikom pracę z fakturami. System Mozart produkcja jest na bieżąco aktualizowany, dzięki czemu jest w pełni kompatybilny z systemami ERP od InsERT.
Zespół Mozart Produkcja
