Projekt jest zbiorem określonych zadań, które prowadzą do osiągnięcia określonego celu. Aby wykonać projekt bez niezbędnych opóźnień oraz marnotrawstwa zasobów finansowych/rzeczowych, konieczne jest przygotowanie harmonogramu. Czym jest harmonogramowanie projektu i jakie daje korzyści? O czym należy pamiętać podczas przygotowywania harmonogramu? Odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań znajdziesz w poniższym tekście.
Harmonogram projektu – dlaczego jest niezbędny?
Niezależnie od branży działalności gospodarczej (budownictwo, energetyka, sprzedaż, handel detaliczny itd.), podczas planowania oraz realizacji projektu inwestycyjnego należy liczyć się z faktem ograniczoności takich zasobów jak czas, zasoby osobowo-rzeczowe (tzn. sprzęt niezbędny do wykonania zadania oraz kadra pracownicza) i pieniądze.
Rozwiązaniem pozwalającym na wykonanie projektu jest harmonogramowanie, czyli stworzenie swego rodzaju kalendarza dla projektu. Można zatem powiedzieć, że harmonogram to terminarz, w którym ukazuje się, jaka jest planowana kolejność wykonania zadań. Profesjonalne harmonogramowanie projektu pozwala przedsiębiorcy na osiągnięcie następujących korzyści:
• ustalenie tzw. „wąskich gardeł”, czyli etapów projektu, w których mogą wystąpić trudności. Zazwyczaj wąskie gardła wynikają z ograniczoności jednego z zasobów,
• optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów. Dzięki harmonogramowi można z jednej strony zapobiec niedoborom pracowników, materiałów czy środków finansowych, z drugiej zaś – uniknąć sytuacji, w której w danym momencie do jednego zadania zostaną wyznaczeni zbyt liczni pracownicy. Taki stan rzeczy oznacza zatem, że właściwe zaplanowanie projektu zwiększa poziom jego rentowności, co z kolei przekłada się na wymierne korzyści finansowe,
• ustalenie ścieżki krytycznej (CPM, z ang. Critical Path Method), czyli ciągu takich zadań, w przypadku których opóźnienie w realizacji opóźni wykonanie całego projektu. Harmonogramowanie projektu pozwala na przewidzenie zapasu czasowego dla metody ścieżki krytycznej,
• tworzenie różnych wariantów uwzględniających dynamiczny charakter otoczenia. Przykładowo, w dobie pandemii koronawirusa można przygotować dodatkowy harmonogram projektu uwzględniający absencje pracownicze wywołane przez kwarantannę/pobyt w szpitalu w wyniku zachorowania na Covid-19,
• ustalenie relacji pomiędzy poszczególnymi zadaniami na przykład w taki sposób, że zadanie B będzie mogło rozpocząć się nie wcześniej niż w ciągu 5 dni od zakończenia zadania A, a zadanie C musi rozpocząć się równolegle z wykonaniem zadania B.
Harmonogramowanie projektu a nowoczesne technologie
Nad przygotowaniem prawidłowego, oddającego rzeczywistość biznesplanu czuwa tzw. PM – Project Manager. Zajmuje się on koordynacją zadań i sprawdza, czy poszczególne czynności są wykonywane terminowo. Ponieważ współcześnie harmonogramy wykonuje się z użyciem oprogramowania komputerowego, wykonywanie modyfikacji jest w znacznej mierze ułatwione oraz zautomatyzowane. Jest to dobra wiadomość dla przedsiębiorstw, które mogą dzięki temu oszczędzić wiele czasu podczas przygotowywania harmonogramu oraz zniwelować ryzyko popełnienia błędów rachunkowych.
