Mała firma produkcyjna jest specyficznym środowiskiem. Z jednej strony nieskomplikowany proces sprzyja lepszym możliwościom kontroli, dzięki czemu zarządzanie przedsiębiorstwem jest po prostu łatwiejsze. Z drugiej jednak użycie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania produkcją również w takiej firmie może przynieść pozytywne skutki w postaci lepszego wykorzystania środków i zwiększenia zysków.
Zarządzanie produkcją w niewielkiej firmie
Teoretycznie zarządzanie produkcją w niewielkiej firmie nie jest zadaniem skomplikowanym, zwłaszcza jeżeli proces produkcyjny nie jest bardzo skomplikowany, a różnorodność wykonywanych prac nie jest duża. Na proces składają się najczęściej takie elementy jak:
- zamówienia, dostawy i magazynowanie surowców,
- przetwarzanie zamówień od klientów i przygotowanie projektów,
- produkcja i magazynowanie gotowych produktów,
- wydanie produktu klientowi.
Jego istotnym elementem jest również zarządzanie pracą zatrudnionych w firmie osób, w tym podział dziennych zadań związanych z realizacją konkretnego zlecenia. W pewnym sensie częścią procesu są również sytuacje nieprzewidziane, takie jak awarie maszyn, wypadki, czy kontrole. Sytuacje takie wpływają na przebieg pracy i w dobrze zarządzanej firmie możliwość ich wystąpienia powinna być przewidziana. Od strony technicznej zarządzanie produkcją może w przypadku niewielkiego przedsiębiorstwa przyjąć dwie różne formy. Cały proces może być kontrolowany bezpośrednio przez kierownika albo pośrednio, przy pomocy stosownego oprogramowania.
Czy specjalistyczne oprogramowania w małej firmie jest potrzebne?
Programy do zarządzania procesem produkcyjnym są dziś powszechnie wykorzystywane, a na rynku znaleźć można dość dużą ich różnorodność. O ile jednak w dużych przedsiębiorstwach, w których wykonuje się wiele zadań jednocześnie, a bezpośrednia koordynacja jest trudna, programy takie sprawdzają się doskonale, w przypadku małych firm opinie nie są w tym przypadku jednoznaczne. Wydaje się, że wszystko zależy od stopnia skomplikowania procesu. Warto pamiętać o tym, że nawet w niewielkim zakładzie mogą być wykonywane jednocześnie zamówienia diametralnie różne, a stopień skomplikowania produkcji może być bardzo duży. W natłoku pracy łatwo może więc dochodzić do pomyłek, przez co firma spóźnia się z realizacją zleceń, a nawet może tracić klientów. Użycie oprogramowania do zarządzania produkcją jest łatwym sposobem wprowadzenia wyższego poziomu organizacji, który jednocześnie pozwala rozłożyć pracę zespołu w sposób optymalny. Dodatkowo dobrze jest zdać sobie sprawę z faktu, że to, że coś działa dobrze, nie znaczy, że nie może działać jeszcze lepiej. Często okazuje się, dzięki zastosowaniu oprogramowania wspierającego zarządzanie, kierownictwo firmy zyskuje dodatkowy czas na inne działania, takie jak na przykład zwiększający zyski marketing.
Zarządzanie całym procesem – od dostawy, do sprzedaży
Sama produkcja to oczywiście nie wszystko. W sprawnie działającym przedsiębiorstwie wszystkie nawet najdrobniejsze elementy wymagają odpowiedniego skoordynowania. Dzięki zastosowaniu fachowego oprogramowania do zarządzania firmą, oprócz usprawnienia produkcji można znacznie efektywniej wykorzystać przestrzeń magazynową, lepiej organizować zadania pracowników, czy w bardziej płynny sposób przetwarzać zamówienia i prowadzić sprzedaż gotowego produktu. W praktyce w małej firmie wszystkie te elementy są od siebie zależne i nie sposób myśleć o usprawnieniu produkcji w oderwaniu od pozostałych części składowych procesu.