Szczegóły dotyczące przebiegu samego bilansowania można znaleźć w opisie „Konfiguracji” programu zakładka „Bilansowanie” – na proces ten mają wpływ zarówno parametry znajdujące się na tej zakładce, jak i parametry produktu (i jego półproduktów), którego dotyczy zlecenie: te są opisane w menu „Słowniki / Składniki”.

Przypomnijmy w skrócie – celem bilansowania jest:

• sprawdzanie, czy mamy wystarczającą ilość składników potrzebnych do rozpoczęcia zlecenia produkcyjnego – przeglądane są wszystkie składniki produktu

• utworzenie potrzebnych do realizacji zlecenia podzleceń na półprodukty

• dokonanie rezerwacji potrzebnych składników (surowców i półproduktów)

Uwaga: „Wstępne bilansowanie” wykonuje tylko pierwszy z powyższych 3 punktów – pozostałe, to domena „Bilansowania właściwego”.

Wynika to z tego, że np. możemy nie chcieć uruchamiać zlecenia, dla którego nie ma żadnych (prawie) materiałów, rezerwując jednocześnie surowce potrzebne innym – aby to sprawdzić, używamy właśnie bilansowania wstępnego (nie rezerwuje – tylko informuje o brakach).

Dlatego uruchamiamy dla nowego zlecenia – oczywiście jest to nasz wybór, a nie przymus (nie ma obowiązku korzystania z tej funkcji) – „Bilansowanie wstępne” i dopiero po upewnieniu się, że zlecenie jest możliwe do realizacji, w następnym kroku wybieramy funkcję „Bilansowanie właściwe”.

Jeżeli klikniemy prawym przyciskiem myszy – w wierszu dla P/10/0012 – w komórkę w kolumnie „Zakup” (jest tam napis „()”), to otworzy się poniższe menu, z którego wybieramy właśnie opcję „Bilansowanie wstępne”:

Program zapyta, czy wykonać „Wstępne bilansowanie”, a po potwierdzeniu – jeżeli są wszystkie materiały – wyświetli następującą formatkę z przyciskami do wyboru:

+

„Anuluj” – przerywa działanie funkcji

„Bilansowanie właściwe” – ten przycisk jest aktywny jedynie gdy są wszystkie składniki niezbędne do realizacji zlecenia.

Po jego naciśnięciu pojawi się komunikat: “Zostanie wykonane bilansowanie właściwe dla wszystkich zaznaczonych zleceń – czy potwierdzasz?“

I tu uwaga: „Bilansowanie wstępne” można wykonać” dla wielu zleceń jednocześnie – wystarczy je zaznaczyć myszą na ekranie zleceń przytrzymując jednocześnie klawisze CTRL lub SHFT na klawiaturze – jednak przejście do „Bilansowania właściwego” będzie możliwe jedynie, jeżeli składniki będą w wystarczającej ilości dla wszystkich zaznaczonych zleceń: nie można ich wykonać częściowo (chodzi o to, że w przypadku niedoborów powstałby problem, które zlecenia mają otrzymać surowce, a które nie).

Jeżeli potwierdzimy chęć przejścia do bilansowania właściwego, to program wykona je (zgodnie z opisem tej funkcji poniżej) je kolejno dla każdego z zaznaczonych (w szczególności dla jednego!).

„Wyświetl listę” – ten przycisk jest dostępny zawsze, nawet gdy są wszystkie składniki. Może się jednak zdarzyć, ze w czasie bilansowania okaże się, że są braki i wtedy przycisk „Bilansowanie właściwe” jest niedostępny, a „wyświetl listę” spowoduje wyświetlenie poniższego ekranu.

A oto lista dostępnych na tym ekranie pól (dostosowanie dokonujemy poprzez usuwanie i dodawanie kolumn):

Opisy dostępnych do wizualizacji pól :

• Kod – kod towaru

• Nazwa – nazwa towaru

• Ilosc (Pozostało) = potrzeby – wydano – rezerwacje

• Potrzeby – ilość składnika potrzebna liczona w trakcie bilansowania

• Stan = stan magazynowy – rezerwacje. W enovie rezerwacje są właściwie liczone jako zamówienia.

• Braki = Ilosc – Stan

• IloscNetto – ilość do produkcji( z uwzględnieniem stanów minimalnych itp ) wykorzystywane na ekranach “Prognoza” i ListaBrakowPlus

• Wydano – ile towaru zostało już pobrane na dokumentach RW

• Rezerw(Rezerwacje) – ile jest zarezerwowane danego skladnika na zleceniu albo ogólnie

• Jm – jednostka miary towaru

• Opis, Uwagi – pola pomocnicze opis i uwagi z towaru

• Zo(Zamówienia) – ilość na zamówieniach odbiorców/klientów

• Zd(Dostawy) – analogicznie zamówienia do dostawcy

• StanMin – wartość stanu minimalnego dla danego towaru

• Typ – typ towaru “Produkt”/”Materiał”

• Stan całkowity – stan czyli ilość materiału na magazynie( bez uwzględniania rezerwacji )

• RezZlec( Na zlecenia ) – ilosc zarezerwowana na potrzeby produkcji( czyli na potrzeby zleceń w Mozarcie )

• Cena – ostatnie cena zakupu

• Wartosc(Wartość) – cena * potrzeby

• WartoscBraki(Wartość Braki) – cena * potrzeby

• WartoscPartii – brana z kartoteki towarowej( w Mozarcie )

• Rodzaj – rodzaj towaru : towar lub usługa

• NaZlec(Na zleceniach) – ilość na zleceniach produkcyjnych do wyprodukowania (ekran ListaBrakowPlus dodatkowe opcje do zaznaczenia)

• NaZlecMag(Na magazynowych) – wolna ilość na innych zleceniach, nadprodukcja na innych zleceniach (ekran ListaBrakowPlus dodatkowe opcje do zaznaczenia )

• ZlecRez(Rezerwacja na zleceniach) – ilość zarezerwowana na potrzeby zleceń produkcyjnych (ekran ListaBrakowPlus dodatkowe opcje do zaznaczenia )

• Bilans = stan całkowity-rezerwacje na zlecenia + dostawy – potrzeby – zamówienia

• Bilans(st. min) = stan całkowity-rezerwacje na zlecenia + dostawy – potrzeby – zamówienia – stan min.

Rys. 65 Ekran z listą surowców niezbędnych do realizacji zleceń (funkcja Bilansowanie)

Ekran służy zarówno osobie odpowiedzialnej za przesuwanie zleceń do realizacji na podstawie dostępności surowców, jaki i działowi zaopatrzenia. Najczęściej te funkcję wykorzystuje właśnie osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie – sprawdza zlecenie (zlecenia) i na tej podstawie dokonuje zamówień (drukuje braki, korzysta z funkcji „Zaopatrzenie”, pozwalającej półautomatycznie generować zamówienia do dostawców w oparciu o listę braków itd.

Ekran ten pojawia się standardowo z zaznaczoną opcją „Tylko braki” – należy o tym pamiętać i odznaczyć ją, jeżeli są wszystkie surowce, a funkcji ożyliśmy jedynie dla dokonania podglądu np. stanów lub chcemy zrobić wydruk itp.

W powyższym przypadku zabrakło:

• materiału o kodzie „Z1”: stan magazynowy =3, a potrzeby =9 i stąd Braki = 5

• materiału o kodzie „Z2”: stan magazynowy =2, a potrzeby =9 i stąd Braki = 6

Gdybyśmy odznaczyli opcję „Tylko braki”, to pokazałaby się lista wszystkich potrzebnych surowców, w tym tych, które są w dostatecznej ilości.

opcja „Tylko braki”:

Wyświetla listę braków liczoną następująco: stan magazynu oznaczonego w „Konfiguracja / Magazyny” jako magazyn materiałów minus potrzeby wyliczone wg struktury (zapamiętanej w zleceniu).

opcja „Tylko niezbilansowane”:

Wyświetla listę braków liczoną następująco: Bilans = stan całkowity-rezerwacje na zlecenia + dostawy – potrzeby – zamówienia.

Jeżeli zaznaczymy tę opcję, to jakkolwiek na stanie możemy nie mieć surowców na realizację zlecenia, ale tabela braków może być pusta, jeżeli mamy zarejestrowane w SysMag zamówienia do dostawców (kolumna dostawy) – ma nam to wskazać, czy np. dostawy są dostateczne.

Zaleca się wpisywanie zamówień do dostawców, aby móc je uwzględniać w bilansowaniu)

opcja „Tylko niezbilansowane (st.min)”:

Wyświetla listę braków liczoną następująco: Bilans(st. min) = stan całkowity-rezerwacje na zlecenia + dostawy – potrzeby – zamówienia – stan min.

Tu dodatkowo uwzględniamy stany minimalne, może się bowiem okazać, że jakkolwiek stany dla realizacji badanych zleceń są dostateczne, to po wykonaniu zleceń, stan magazynowy spadnie poniżej stanów minimalnych. Dobrze byłoby wiedzieć to już w trakcie bilansowania, które jest przecież elementem planowania w firmie.

UWAGA:

Dla SysMag eNova pobieranie stanu minimalnego (podczas bilansowania) wykonywane jest z określonego magazynu (towary maja rózne st.min. w różnych magazynach).

przycisk „Zlecenia”:

Funkcja pokazuje wszystkie zlecenia, na których występuje zapotrzebowanie na podświetlony na liście towar.

przycisk „Zamówienia”

Funkcja pokazuje wszystkie (tzn. zawierające dany podświetlony na towar i nie koniecznie związany z rozpatrywanym zleceniem) dokumenty zamówień:

• zamówienia od klienta z rezerwacją wygenerowane przez Mozarta jako rezerwacje dla podzleceń

• zamówienia od klienta z rezerwacją utworzone ręcznie (np. przez handlowców)

• zamówienia do dostawców (półautomatyczne Mozarta i wystawione ręcznie)

Lista tych zamówień może być wydrukowana.

przycisk „Eksport XLS”:

Przepisuje tabele braków do arkusza kalkulacyjnego w formacie XLS – działa również przy zainstalowanym pakiecie OpenOffice.

przycisk „Drukuj”:

Dane z tabeli można również bezpośrednio wydrukować i na tej podstawie dokonać zamówień (np. telefonując lub wpisując zamówienia do SysMag).

przycisk „Wyjdź”:

Zamknięcie okna (ekranu).

przycisk „Zaopatrzenie”:

Funkcja jest przeznaczona do generowania zamówień do dostawców na podstawie informacji o brakach generowanych przez Mozarta. Jak pamiętamy, program wykazał 5 brakujących elementów Z1 i 6 jednostek Z2.

Standardowo pokazuje się ekran jak poniżej – jeżeli są potrzebne jeszcze inne kolumny, to można je dodać. Z poprzedniego ekranu zostały tu przeniesione: kod, nazwa i ilość braków.

UWAGA: zawartość kolumny „Braki” zależy od tego, która opcja była zaznaczona na ekranie poprzednim tzn. jeżeli np. „Tylko braki”, to była ona wyliczona jako stan magazynu – potrzeby, ale gdybyśmy dla tych samych danych zaznaczyli „Tylko niezbilansowane” i były zamówienia do dostawców dla wyświetlanych pozycji, to zawartość kolumny byłaby inna, bo pomniejszona o dostawy.

Zadaniem operatora będzie wypełnienie kolumn „Do zamówienia” i „Kod kontrahenta” – dla tych pozycji, które będą miały wypełnione obie te kolumny naciśnięcie przycisku „Generuj” spowoduje utworzenie w SysMag dokumentów zamówień do dostawcy – dokumentów tych będzie tyle, ilu będzie dostawców w kolumnie „Kod dostawcy”, a każdy dokument może być wielopozycyjny.

Rys. 66 Ekran funkcji „Zaopatrzenie”.

przycisk „Rozdziel braki”:

Jeżeli z jakiś względów nie chcemy w tej chwili zamawiać u dostawcy wszystkich wykazanych na ekranie „Zaopatrzenie” braków – dla danej pozycji – możemy część z nich zostawić „sobie na potem” lub chcemy część zamówić u jednego, a część u innego dostawcy.

Np. brakuje nam 5 sztuk „Z1”, a zamówić chcemy tylko 3 sztuki, a resztę w późniejszym terminie: naciskamy przycisk „Rozdziel braki” – pojawia się forma:

Po wpisaniu liczby 3 i akceptacji, zawartość tabeli zmieni się jak niżej:

Jak widać pozycja „Z1” została rozbita na 2 pozycje: 3 (i tym wierszem będziemy się dalej zajmować) i 2 sztuki.

UWAGA: ten podział funkcjonuje tylko na czas aktywności tego ekranu – nie jest zapamiętywany – tzn. jeżeli zamknę to okno i ponownie zrobię wstępne bilansowanie i wybiorę przycisk „Zaopatrzenie”, to sytuacja wróci do czasu sprzed podziału i będą znowu widoczne tylko 2 pozycje: 5 x Z1 i 6 x Z2. Chyba, że w miedzyczasie wygenerują zamówienie do dostawcy na jedną z wydzielonych części i uruchomią iąekran „Zaopatrzenie” z opcją uwzględniającą dostawy.

Aby wypełnić pola w kolumnie „Do zamówienia”:

• możemy to zrobić „ręcznie”, edytując zawartość komórki dla odpowiedniego wiersza bezpośrednio w tabeli (klikamy w komórkę i wpisujemy: jak w arkuszu)

Aby wypełnić pola w kolumnie „Kod kontrahenta”:

• komórki niezainicjowane maja wpis „Brak wybranego kontrahenta”

• klikamy myszą w komórkę tabeli w wierszu odpowiedniego towaru, co powoduje wyświetlenie się słownika firm z SysMag, jak na rysunku poniżej

• wpisanie na klawiaturze litery „s” spowodowało, w tym przypadku, zawężenie listy do firm, których kod rozpoczyna się niej – teraz wystarczy wybrać myszą z listy interesującego nas kontrahenta

przycisk „Przepisz Braki”:

• lub używając omawianego przycisku „Przepisz braki”, który skopiuje zawartość wszystkich wierszy kolumny „Braki” do kolumny „Do zamówienia”

• również po tym kopiowaniu możemy przeprowadzić opisana wcześniej „ręczną” edycję ilości w „Do zamówienia” np. na podstawie dodatkowych informacji widocznych w „wyciągniętych na ekran” kolumnach z polami własnymi z kartoteki towaru, gdzie mogliśmy przecież zanotować sobie: wielkość dostępnych opakowań zbiorczych, minimalne zamówienie realizowane przez dostawcę, minimalne opłacalne itp.

przycisk „Ustaw domyślnego dostawcę”:

pole słownikowe „Magazyn”:

Aby wygenerowane przez Mozarta zamówienie do dostawcy znalazło się we właściwym magazynie, tu musimy wybrać z listy odpowiedni magazyn.

przycisk „Generuj”:

Rys. 67 Ekran funkcji „Zaopatrzenie” po wybraniu „Generuj”.

Po wybraniu przycisku „Generuj” program tworzy dla wierszy o wypełnionych obu kolumnach („Do zamówienia” i „Kod kontrahenta”) zamówienia do dostawcy.

Ponieważ w powyższym przykładzie oba takie wiersze maja jednego kontrahenta, to powstało jedno zamówienie (jego numer widać w komunikacie na ekranie) – poniżej widok zawartości powstałego dokumentu (można go zobaczyć w SysMag):